Procedure

1. Invullen en indienen van het project idee

Het indienen van een project idee voor goedkeuring is een noodzakelijke eerste stap in de procedure van de aanvraag voor financiering.
Project ideeën kunnen het hele jaar door worden ingediend en beoordeeld. Het project idee wordt ingediend volgens het aangegeven Project Idee formulier (Annex 1).

Volledig ingevulde project idee formulieren moeten bij voorkeur digitaal worden gericht aan:

De Executive Director van de Suriname Conservation Foundation
Dr. J. F .Nassylaan 17, Paramaribo-Suriname
Tel: (+597) 470-155
Fax: (+597) 470-156
Email: surcons@scf.sr

2. Beoordeling van het project idee

Het projectidee wordt beoordeeld door het bestuur van de SCF. Er wordt naar gestreefd om de indiener binnen 2 maanden hieromtrent te informeren.

• Bij goedkeuring van het projectidee wordt contact opgenomen met de indiener om eventuele verdere vragen te bespreken en om een volledige financieringsaanvraag op te stellen.
• Bij afwijzing van het projectidee wordt de indiener hieromtrent schriftelijk op de hoogte gesteld.

De SCF krijgt meer aanvragen dan zij kan honoreren.
Er moeten dus altijd keuzes gemaakt worden. Het kan dan ook gebeuren dat een project aan alle criteria voldoet, maar toch wordt afgewezen.

3. Opstellen en indienen van de financieringsaanvraag

Het kan voorkomen dat een aanvrager na goedkeuring van een projectidee, niet de capaciteit of de mogelijkheid heeft om het project document volgens de gestelde eisen op te stellen. In die situatie kan een beroep worden gedaan op fondsen van SCF waarbij, na goedkeuring van een Terms of Reference en de begroting, externe capaciteit wordt aangetrokken voor het formuleren van het project document.

De financieringsaanvraag wordt opgesteld volgens het aangegeven Project Document formaat (Annex 2) en indien van toepassing voorzien van de volgende bijlagen:

• Bewijs van inschrijving bij de Kamer Van Koophandel en Fabrieken / Stichtingen Register.
• Accountants rapporten van de afgelopen 3 jaar.
• Notulen waaruit blijkt dat het voorstel wordt gesteund door het algemeen bestuur.

De volledige financieringsaanvraag inclusief de eventule bijlagen, wordt gericht aan:

De Executive Director van de Suriname Conservation Foundation
Dr. J. F. Nassylaan 17,
Paramaribo-Suriname
Tel: (+597) 470-155
Fax: (+597) 470-156
Email: surcons@scf.sr

4. Beoordeling van de Financieringsaanvraag

De financieringsaanvraag wordt kritisch geëvalueerd en waar nodig kunnen aanvullende vragen aan de aanvrager worden voorgelegd. Ook kunnen, voor de juiste beoordeling, verschillende bronnen, individuen in het veld, partner organisaties en deskundigen met kennis en ervaring in specifieke gebieden, worden geraadpleegd. Deze evaluatie wordt aan het Bestuur van de SCF ter beoordeling voorgelegd.

Het SCF Bestuur beoordeelt de project financieringsaanvraag op basis van het daartoe opgestelde advies. De beoordeling wordt gebaseerd op:

• Project Voorkeur (richt het project zich o.a. specifiek op het behoud en beheer van biodiversiteit);
• Project Waarde (voldoet het project aan de essentiële vereisten om voldoende succes te boeken);
• Project Haalbaarheid (risico’s, kosten en duurzaamheid).

Voor een correcte administratieve uitvoering van het project is het van belang dat:

• De aanvrager beschikt over een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie voor het (laten) bijhouden van de administratie ten aanzien van de voorbereiding, uitvoering en afsluiting van het project en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. De projectadministratie moet voldoende mogelijkheden bieden voor een goede controle.
• De financiële administratie van de aanvrager in staat is alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig vast te leggen. Alle gegevens moeten verifiëerbaar zijn met bewijsstukken.
• De administratieve bescheiden tot vijf (5) jaar na afsluiting van een project bewaard blijven.

Voor alle projecten geldt het zorg dragen voor voldoende publiciteit als een bijzondere voorwaarde. Dit houdt in dat uit correspondentie en communicatie met alle deelnemende partijen en deelnemers aantoonbaar moet blijken dat het project mede mogelijk is gemaakt door bijdragen van de Suriname Conservation Foundation.

Projectuitvoering

Tijdens de projectuitvoering is de ontvanger van de financiering verplicht tot technische en financiële rapportage op kwartaalbasis en na afloop van het project een eindrapportage. In geval van aanschaf van duurzame gebruiksgoederen zal de status (slecht/goed/uitstekend) van de bezittingen worden vastgelegd.
In speciale gevallen kan worden gevraagd naar een tussentijdse rapportage.
De projectadministratie zal zodanig worden opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate voortgangsrapportages en eindrapportage.

*Dit is ook van toepassing op eventuele valuta transacties
**Zie Standaard Voorwaarden

Bij het vaststellen van de marktconformiteit geldt het volgende:

a. Transparante offerte procedure;

b. Keuze voor één leverancier op basis van vergelijkbare aanbiedingen van minimaal 3 offertes.